Crear una reunión en WebEx es una de las formas más fáciles de conectarte con tu equipo, compañeros de clase o amigos, ya sea que trabajes de forma remota, estudies en línea o simplemente quieras mantener el contacto. Si te preguntas cómo iniciar una reunión en WebEx, cómo hacer una llamada por WebEx o necesitas una guía rápida para empezar, este tutorial es para ti.
Te mostraremos cómo configurar una reunión en solo unos pocos pasos usando la aplicación de WebEx, desde elegir el tipo y la hora de la reunión hasta enviar la invitación, incluyendo el ID de la reunión para facilitar el acceso. Ya sea una sesión única o parte de tus reuniones habituales en WebEx, también aprenderás a personalizar la configuración para tener un mejor control. Al final, sabrás exactamente cómo crear y gestionar tus reuniones con confianza, sin perder ningún detalle.
Qué necesitas antes de crear una reunión en WebEx
Antes de comenzar a configurar tu reunión en WebEx, incluidas las reuniones programadas, hay algunas cosas que debes tener listas para asegurar una experiencia fluida:
- Una cuenta de WebEx: Puedes obtener una cuenta gratuita en el sitio de WebEx o usar la que te haya proporcionado tu empresa o institución educativa. Los planes gratuitos son ideales para reuniones básicas en línea, mientras que los planes pagos ofrecen funciones avanzadas como sesiones paralelas, anfitriones alternativos y configuraciones adicionales.
- Una conexión a internet confiable: Como WebEx es una herramienta de videoconferencia, una conexión sólida ayuda a que la reunión comience sin retrasos ni interrupciones.
- Un dispositivo compatible: Ya sea tu laptop, tablet o teléfono, asegúrate de que tu dispositivo pueda ejecutar la app o reuniones en el navegador. Necesitarás acceso a opciones de conexión de audio (como tu micrófono o números de acceso global) y, de ser posible, una cámara web.
- Iniciar sesión primero: Puede parecer básico, pero siempre inicia sesión en tu cuenta de WebEx antes de configurar una reunión. Esto ahorra tiempo y te ayuda a encontrar todas tus sesiones programadas y plantillas de reunión.
Cómo crear una reunión en WebEx en minutos
Aprender a iniciar una reunión es fácil una vez que entiendes el diseño, lo que facilita la navegación durante la sesión. Ya sea que quieras reunirte de inmediato o planificar con antelación, esta guía rápida te mostrará todo el proceso de creación de una reunión en WebEx.
Paso 1: Ve a la pestaña Reuniones
Abre la aplicación de WebEx y haz clic en la pestaña Meetings en el menú del lado izquierdo. En el centro de la pantalla, verás un ícono de calendario: haz clic en él y luego selecciona Schedule a Meeting.
Aquí es donde comienzas a configurar tu reunión, ya sea una llamada única o una sesión recurrente utilizando plantillas de reunión que pueden incluir contenido compartido.
Si buscas una forma rápida de conectarte, también puedes usar tu sala personal para comenzar de inmediato.
Paso 2: Establece la fecha, hora y detalles
Completa la información de la reunión: asígnale un nombre, elige la fecha y hora, y selecciona las configuraciones de la reunión.
- Decide el tipo de reunión
- Establece una contraseña si es necesario
- Elige un tipo de conexión de audio (como audio por computadora o llamada telefónica)
- Añade un anfitrión alternativo si otra persona necesita dirigir la reunión
Esta es la parte principal del proceso de configuración de una reunión en WebEx y garantiza que tu reunión online se desarrolle sin problemas.
Paso 3: Envía las invitaciones
Una vez que hayas completado los detalles, añade los correos electrónicos de los asistentes, o copia y pega el enlace de la reunión en una invitación de calendario o correo electrónico por separado.
Si planeas hacer una llamada por WebEx con miembros del equipo en diferentes ubicaciones, asegúrate de revisar los números de acceso global incluidos en la invitación para que todos puedan unirse sin inconvenientes.
Haz clic en Save, ¡y listo! Así es como se crea e inicia una reunión en WebEx en solo unos minutos.
Cómo agendar una reunión desde el calendario de WebEx
Si eres nuevo en WebEx y te preguntas cómo crear una reunión, aquí te mostramos la manera correcta de hacerlo usando el calendario integrado de WebEx. El proceso de configuración es sencillo una vez que sabes dónde buscar.
- Abre la aplicación de WebEx y asegúrate de haber iniciado sesión.
- En el menú lateral izquierdo, haz clic en la pestaña Meetings.
- En el área principal de la pantalla, verás un ícono de calendario.
- Luego, haz clic en el botón Schedule a Meeting.
5. Rellena el tema de la reunión, elige la fecha y hora, y selecciona el tipo de reunión (por ejemplo, una sala personal o una reunión estándar).
6. Añade a los asistentes, asigna un anfitrión alternativo si es necesario y elige el tipo de conexión de audio (como teléfono o audio por computadora).
7. Personaliza otras configuraciones, como habilitar una contraseña para la reunión, seleccionar una plantilla de reunión o cambiar configuraciones avanzadas.
8. Cuando todo esté listo, haz clic en Schedule para finalizar la creación de tu reunión en WebEx.
Una vez agendada, el enlace de la reunión aparecerá en la invitación del calendario y podrás compartirlo con todos los participantes. También puedes copiar el enlace manualmente para enviarlo por correo electrónico o chat.
Ya sea que estés planificando una videollamada rápida o una reunión online más estructurada, este método garantiza que tu reunión comience sin contratiempos y a tiempo.
Solución de problemas comunes al configurar reuniones en WebEx
¿Estás teniendo problemas al configurar tu reunión en WebEx? No estás solo. Ya sea que estés intentando crear una reunión en WebEx o programarla, pequeños inconvenientes a veces pueden interponerse en el camino. Aquí tienes algunos problemas comunes y cómo resolverlos.
¿No encuentras la opción para agendar?
Si el botón schedule o schedule a meeting no aparece al intentar configurar una reunión en WebEx, prueba estos pasos:
- Verifica los permisos de tu cuenta: Si estás utilizando una cuenta de WebEx de trabajo o escuela, tu administrador podría haber limitado tu capacidad para agendar reuniones o asignar un anfitrión alternativo.
- Cierra sesión y vuelve a iniciar: A veces, cerrar y volver a iniciar sesión actualiza tu acceso a funciones clave como las plantillas de reunión, la herramienta de invitaciones o la función de invitación desde el calendario.
¿Las invitaciones no se envían?
¿Estás intentando enviar una invitación, pero los asistentes no están recibiendo nada?
- Verifica la configuración de tu correo electrónico: A veces, tu aplicación de correo predeterminada no está correctamente vinculada con WebEx o con Microsoft Outlook, lo que puede bloquear el envío de invitaciones de calendario o información de la reunión.
- Copia el enlace de la reunión manualmente: Como respaldo, siempre copia y pega el enlace de la reunión y envíalo directamente por correo electrónico o chat. Esto garantiza que todos los participantes reciban la invitación, incluso si hay algún problema del lado de WebEx.
También puedes verificar nuevamente la hora, la fecha y el asunto de la reunión antes de reenviar para asegurarte de que todo esté correcto.
Conclusión
Crear una reunión en WebEx es más fácil de lo que parece. Solo ve a la pestaña de Meetings, haz clic en schedule a meeting o inicia una de inmediato, elige la fecha y hora, agrega un tema claro para la reunión y configura los detalles importantes como contraseñas o sesiones paralelas. Luego, envía las invitaciones junto con el enlace para que todos sepan cuándo y dónde unirse.
Para que tus reuniones sean aún mejores, prueba usar Bluedot, una práctica herramienta que graba tus reuniones en WebEx y toma notas automáticamente por ti. Bluedot ofrece agendas para reuniones, así como para reuniones de ventas individuales. De esta forma, no tendrás que preocuparte por perder información importante y podrás concentrarte en la conversación.
Ya sea tu primera reunión en WebEx o seas un usuario habitual, configurar tu llamada y utilizar herramientas como Bluedot puede ayudarte a mantener todo organizado y funcionando sin problemas. Entonces, ¿por qué esperar? Configura tu primera reunión en WebEx hoy mismo y descubre lo simple que puede ser la colaboración en línea.
Preguntas frecuentes sobre cómo crear una reunión en WebEx
¿Necesito una cuenta de WebEx para crear una reunión?
Sí, tener una cuenta de WebEx es esencial si deseas crear una reunión, incluyendo establecer un tema claro para la reunión o gestionar tus reuniones de manera eficaz. Con una cuenta, puedes acceder fácilmente a la aplicación o al sitio web de WebEx para configurar reuniones y personalizar la configuración. Aunque cualquier persona puede unirse a una reunión en WebEx sin tener cuenta, solo los titulares de una cuenta pueden programar, alojar o iniciar reuniones. Si aún no tienes una, puedes registrarte rápidamente en un plan gratuito o usar la cuenta existente de tu empresa o institución educativa.
¿Puedo crear una reunión en WebEx desde mi teléfono?
Sí, la aplicación de WebEx está diseñada para ofrecer flexibilidad, por lo que puedes crear una reunión directamente desde tu smartphone o tablet, utilizando el ícono de búsqueda para un acceso rápido. Ya sea que estés en movimiento o lejos de tu escritorio, puedes abrir la app, tocar para agendar una reunión, seleccionar el tipo de reunión, establecer la hora y añadir participantes. La aplicación móvil también te permite iniciar reuniones instantáneas, gestionar invitaciones y ajustar configuraciones sobre la marcha. Esto hace que sea muy conveniente mantener a tu equipo conectado en cualquier momento y lugar.
¿Cuántas personas pueden unirse a una reunión en WebEx?
El número máximo de participantes en una reunión depende de tu plan de suscripción. La mayoría de los planes permiten entre 50 y hasta 1000 asistentes, lo que hace que WebEx sea adecuado tanto para reuniones pequeñas de equipo como para grandes seminarios web. Además, si tu reunión incluye muchos participantes, puedes usar funciones útiles como las reuniones paralelas, indicadas por un ícono de flecha, para dividir la reunión en grupos más pequeños o en reuniones personales para discusiones más privadas. Conocer los límites de tu plan te ayuda a planificar tus reuniones de manera más efectiva.
¿Puedo programar una reunión en WebEx con anticipación?
Programar con anticipación es una de las funciones clave de WebEx. Puedes usar la aplicación o el sitio web de WebEx para agendar una reunión para cualquier fecha y hora futuras que funcionen para ti y los participantes. Al establecer la hora programada, puedes ingresar el tema de la reunión, configurar una contraseña para mayor seguridad y seleccionar opciones como un anfitrión alternativo, el tipo de conexión de audio preferido e incluso marcar el idioma para accesibilidad. Una vez que todo esté listo, puedes enviar la invitación por correo electrónico o compartir el enlace de la reunión directamente con los asistentes. Esto ayuda a garantizar que tu reunión en línea se desarrolle sin problemas y que todos estén preparados.
